Seguramente todos tenemos una idea general con respecto a qué es un inventario. Sin embargo, si realmente quieres entender este concepto desde el punto de vista teórico y práctico es importante aclarar algunos aspectos claves.
Con tal propósito, el siguiente artículo se enfoca en responder las siguientes cuatro preguntas fundamentales:
- Qué es un inventario
- Cuáles tipos de inventario existen
- Cuál es la importancia del inventario
- Cómo hacer un inventario en Excel
Sin más preámbulos, comencemos por responder a estos interrogantes con una definición básica acerca de lo que se entiende por inventario.
Qué es un inventario
Un inventario es un registro de los productos, partes componentes y materia prima que una empresa tiene y piensa utilizar dentro de sus procesos de producción y ventas. Dicho registro tiene una función contable bastante concreta.
De hecho, si quieres saber qué es un inventario en contabilidad, tienes que saber que el inventario viene considerado como un activo que hace parte del balance general de una empresa.
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Teniendo en cuenta nuestra definición inicial, y considerando otras interpretaciones adicionales sobre dicho concepto, podríamos decir que un inventario implica lo siguiente:
- Un conjunto de bienes tangibles y propios.
- Un almacenamiento de bienes y mercancía.
- Un registro o asiento de bienes.
- Un conjunto de bienes destinados a ser usados posteriormente.
Vale la pena señalar que esta es una definición muy general si consideramos todos los diferentes tipos de inventario que existen. Sin embargo, es un punto de partida que nos ayudará a entender mejor la larga tipología de inventarios que utilizan las empresas.
Tipos de inventario
Seguramente habrás oído hablar del inventario inicial de una empresa. Sin embargo, este es solo uno de los varios tipos de inventario que registran las empresas. En esta sección veremos cuáles son estos inventarios agrupándolos en cuatro categorías que explicamos a continuación.
1. Tipos de inventario según la composición
Cuando se habla de tipos de inventario, normalmente se tiende a hablar de los tipos de inventario que existen de acuerdo a la forma o composición que tienen. Dicha clasificación incluye los siguientes tres tipos de inventarios.
Inventario de materias primas
Como su nombre lo indica, un inventario de materias primas es aquel que está compuesto de las materias primas que se usarán para elaborar un determinado producto. Un ejemplo de un inventario de este tipo puede ser el aluminio que una fábrica de autos destinará para sus modelos.
Inventario de productos en proceso
Este tipo de inventario agrupa todos aquellos productos que están en proceso de fabricación. Para valorarlos se tendrá en cuenta el valor de los materiales, los gastos de fabricación y la mano de obra que se haya invertido en tales productos a la fecha de cierre.
Siguiendo con nuestro ejemplo de la fábrica de autos, un ejemplo de inventario de este tipo correspondería a todos aquellos autos que aún no han sido terminados.
Inventario de productos terminados
Este tipo de inventario incluye todos aquellos productos que están listos para la venta. En el caso de nuestra fábrica de autos se trata de aquellos modelos que han sido terminados y están en vitrina listos para ser vendidos.
Vale la pena decir que algunas empresas incluyen dentro de esta categoría de inventarios el denominado inventario de suministro de fábrica que incluye aquellos materiales que se usan para elaborar productos pero que son difíciles de cuantificar como por ejemplo, pintura o lubricantes.
2. Tipos de inventario según el momento
Además de la forma, el momento en el cual se realizan los inventarios también define dos tipos de inventarios bastante usados por las empresas.
Inventario inicial
Como su nombre lo indica, el inventario inicial de una empresa es aquel que se registra antes de una operación determinada o periodo contable. Dicho inventario está representado por todos los bienes que una empresa tiene a disposición al inicio de tal periodo.
Visto de otro modo, el inventario inicial tiene un valor equivalente al inventario que ha quedado a disposición del periodo contable precedente.
Inventario final
El inventario final es básicamente lo opuesto al inventario inicial, es decir, es aquel tipo de inventario que se registra al final de una operación o periodo contable. Un ejemplo de inventario final simple podría representarse a través de la siguiente fórmula:
3. Tipos de inventario según la frecuencia
Según la periodicidad con que se realicen, los inventarios puede ser clasificados en los siguientes dos grupos:
Inventario periódico
Un inventario periódico es aquel que se lleva a cabo de forma periódica usualmente de forma mensual, trimestral o anual. Es importante anotar que este tipo de inventario no considera un control en tiempo real del inventario.
Inventario permanente
Un inventario permanente es aquel que se lleva a cabo continuamente y que busca actualizarse de manera regular. Desde el punto de vista contable, dicho tipo de inventario es bastante útil ya que permite actualizar los estados financieros de manera bastante precisa.
4. Tipos de inventario según la logística
Los mercados son dinámicos y están llenos de fluctuaciones y tendencias que muchas veces llegan de manera sorpresiva. Para enfrentar este dinamismo, las empresas utilizan los siguientes tipos de inventarios.
Inventario de seguridad
Cuando no se quieren correr riesgos de ningún tipo, las empresas llevan un inventario de seguridad que les permite responder fácilmente a incrementos inesperados en la demanda de sus productos.
Inventario de previsión
El inventario de previsión es parecido al de seguridad. Sin embargo, se diferencia de este porque está diseñado para responder a un aumento de la demanda que tiene grandes posibilidades de ocurrir.
Inventario de anticipación
Los inventarios de anticipación son aquellos que las empresas llevan para estar preparadas cuando llegan los periodos de mayor demanda o algún evento especial como, por ejemplo, el Black Friday.
En realidad, existen muchos más tipos de inventarios. Sin embargo, los inventarios que acabamos de citar son, sin duda alguna, los que más usan las empresas.
Teniendo en cuenta lo anterior, nos gustaría cerrar esta sección hablando de un tipo de inventario bastante particular que seguramente conoces si tienes una tienda de dropshipping.
Inventario virtual
El inventario virtual no es en realidad un inventario como tal sino que más bien indica una disponibilidad de mercancía para tu tienda con la cual nunca tendrás que interactuar directamente.
Precisamente, una de las grandes ventajas del negocio de dropshipping es que no tienes que almacenar productos en una bodega sino que cuentas con un proveedor de productos que te suministra solo aquello que tus usuarios compran.
Ahora que ya sabemos cuáles son los tipos de inventarios que existen, es el momento de entender para qué sirve un inventario y sobre todo, por qué es importante analizar y controlar los inventarios que gestionas.
Importancia del inventario
El registro de inventario te permite saber exactamente con qué bienes cuentas para poner en marcha tus procesos de fabricación y ventas. Dicha información es vital desde un punto de vista contable, logístico, operativo y de planeación estratégica.
En otras palabras, si no conoces tus inventarios será prácticamente imposible contar con un negocio productivo y rentable. Esta razón es más que suficiente para entender la importancia del inventario de una empresa.
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Sin embargo, dicha importancia puede ser aún más pronunciada si se realiza un análisis de este importante activo. Tal análisis es lo que se conoce como gestión de inventario y los siguientes son algunos de los beneficios que puedes obtener con dicho análisis.
1. Mejora el flujo de capital
La gestión de inventario te permite identificar y hacer pedidos constantes de aquellos productos que vendes con una cierta frecuencia. Gracias a esto, no tienes que incurrir en gastos en inventario que se mueve lentamente.
2. Evita situaciones de desabastecimiento
Siguiendo con lo anterior, cuando sabes exactamente qué tipo de productos son los que quieren tus clientes, puedes anticipar la demanda y evitar situaciones de desabastecimiento.
3. Aumenta la satisfacción del cliente
La gestión de inventario te permite entender lo que tus clientes compran y la forma en que llevan a cabo sus transacciones.
4. Reduce el desperdicio de productos
Si eres capaz de entender qué, cuándo y cómo compran tus clientes, podrás reducir de una manera importante la necesidad de almacenar productos obsoletos así como gestionar mejor aquellos productos que tienen una fecha de vencimiento determinada.
5. Evita retrasos
Si analizas tu inventario, podrás tener claridad sobre los tiempos que manejan tus proveedores lo cual te ayudará a establecer las fechas para hacer tus pedidos y cómo evitar entregas retrasadas.
6. Optimiza tu poder de negociación
Una adecuada gestión de inventario te puede ayudar a hacer pedidos de altos volúmenes de mercancía de manera regular lo cual puede ser muy conveniente para tu negocio.
De hecho, la regularidad y los altos volúmenes te darán mucha más oportunidad de poder negociar con tus proveedores lo cual al final de cuentas podría tener un impacto favorable en tu estrategia de precios.
7. Te ayuda a entender tu negocio
La gestión del inventario te brinda la oportunidad de acceder a información concreta sobre la naturaleza de tu oferta de productos, los tipos de clientes que tiene tu negocio, y el estado general de tu empresa. Gracias a esto, podrás entender mucho mejor tu negocio.
Como puedes ver, el registro y la gestión de inventario ofrecen bases sólidas para la gestión de un negocio. Ahora que ya entiendes cuál es la importancia del inventario, nos gustaría cerrar este artículo con un ejercicio práctico sobre cómo se hace un inventario en Excel.
Cómo hacer un inventario en Excel
Considerando la amplia tipología de inventarios que existen, es claro que no existe un solo modelo de inventario. Sin embargo, nos gustaría compartir contigo un pequeño ejemplo con el cual queremos explicarte brevemente cómo hacer un inventario en Excel (o en cualquier hoja de cálculo) de manera sencilla.
Los siguientes son los pasos a seguir para elaborar un simple inventario de entradas y salidas. Léelos con atención y descarga las exclusiva plantilla de inventario que hemos creado para ti haciendo clic en este enlace.
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1. Crea un documento con cuatro hojas de trabajo
Lo primero que tienes que hacer es crear un documento con cuatro hojas de trabajo. Los nombres de dichas hojas serán los siguientes: productos, entradas, salidas e inventario.
2. Crea la tabla de la hoja de productos
En esta hoja debes crear una tabla que tenga las siguientes columnas:
- Código del producto
- Nombre del producto
- Descripción del producto
- Categoría de producto
Toda la información que pongas aquí será entrada manualmente pero servirá de base para llenar automáticamente las otras hojas.
3. Crea la tabla de la hoja de entradas
En esta tabla podrás anotar las entradas de unidades de cada uno de los productos de tu cartera. Esta hoja tendrá las siguientes columnas:
- Fecha
- Código del producto
- Nombre del producto
- Descripción del producto
- Categoría de producto
- Cantidad
Para las columnas “Fecha” y “Código del producto” tendrás que usar la función de validación de datos para entrar las fechas y los códigos. Igualmente, para las columnas en rojo tendrás que usar fórmulas usando las funciones =VLOOKUP y =IF. Dichas fórmulas harán referencia a tu página de productos.
Por ejemplo, si te fijas en la imagen de abajo, en la casilla azul donde dice “Corbata azul”, necesitarás utilizar una función como la siguiente: =VLOOKUP(C4,Productos!$B$4:$E,2,0). Por el contrario, en la casilla roja “Corbata”, necesitarás usar la siguiente: =IF(C4="","",VLOOKUP(C4,Productos!$B$4:$E,3,0)):
4. Crea la tabla de la hoja de salidas
La hoja de salidas es prácticamente igual a la hoja de entradas así que puedes duplicar la hoja de entradas si prefieres ahorrar tiempo. Obviamente, la gran diferencia radica en que aquí anotarás todos los productos que vendes durante el periodo seleccionado.
5. Crea la tabla de la hoja de inventario
Por último, necesitas crear la hoja de inventario. En esta hoja podrás determinar tu inventario final después de sumar tus entradas a tu inventario inicial y restar tus salidas, tal y como explicamos en la fórmula que vimos antes.
Lo primero que tienes que hacer es usar la función =UNIQUE para la columna de “Código del producto”. Para esto, solo tienes que entrar la siguiente fórmula en la casilla en donde aparece el primer código de la columna: =UNIQUE(Entradas!C4:C). Como puedes ver, la hoja de referencia es la hoja de entradas.
La parte de más atención en esta tabla tiene que ver con las fórmulas que debes poner en las columnas “Entradas” y “Salidas” ya que la fórmula tiene que ser capaz de identificar exactamente cuáles fueron las compras y ventas que se realizaron de cada producto.
Por ejemplo, para registrar las 35 unidades que entraron del producto AA2020 tendrás que utilizar una fórmula como la siguiente: =SUMIFS(Entradas!$G$4:$G,Entradas!$C$4:$C,B4). Por el contrario, para registrar las 20 unidades que se vendieron del producto AA2021, tendrás que utilizar la siguiente fórmula: =SUMIFS(Salidas!$G$4:$G,Salidas!$C$4:$C,B5).
Una vez tienes dicho datos y has registrado tu inventario inicial, el total será calculado automáticamente. Si tienes cuidado con las fórmulas, podrás tener un documento en el cual será muy fácil llevar un inventario de tus productos.
Con este ejemplo práctico sobre cómo hacer un inventario, hemos llegado al final de este artículo. Esperamos que te haya ayudado a entender qué es el inventario de una empresa y que te sirva como punto de referencia cuando necesites elaborar tu propio inventario.
Y recuerda que si necesitas más consejos para tus proyectos comerciales, en nuestro blog encontrarás innumerables consejos así que suscríbete y sigue aprendiendo.